Uitkerings- en moederschapsverzekering: formulieren die de werkgever moet invullen

Elektronische Aangifte Sociale Risico's (ASR)

De Aangiften Sociale Risico's (ASR) van de sector uitkeringen zijn in werking getreden in 2006 en de elektronische versies van de ASR worden geleidelijk veralgemeend:

• het inlichtingenblad (ZIMA 001): Deze aangifte is uitsluitend elektronisch sinds 1 juli 2019.
• de aangifte van arbeidshervatting (ZIMA 006): Deze aangifte is uitsluitend elektronisch sinds 1 januari 2020.
• de maandelijkse aangifte in geval van hervatting van een aangepaste arbeid als werknemer tijdens een periode van arbeidsongeschiktheid EN de maandelijkse aangifte van inkomsten ingevolge een maatregel van moederschapsbescherming (werkverwijdering) (ZIMA 002): Deze aangiften zijn uitsluitend elektronisch sinds 1 juli 2020.
• het getuigschrift met het oog op een uitkering voor borstvoedingspauzes (ZIMA 003)
• de jaarlijkse aangifte van vakantiedagen van een werknemer (ZIMA 005). Deze aangifte is niet langer nodig vanaf het vakantiejaar 2024. 

Meer info over de elektronische ASR voor uitkeringen vindt u op het portaal van sociale zekerheid, rubriek Onderneming

Papieren formulieren

Onderstaande papieren formulieren zijn van toepassing vanaf de datum van inwerkingtreding van de ermee overeenstemmende elektronische aangiftes.

Sommige formulieren werden gewijzigd sinds hun inwerkingtreding.

Inlichtingenblad uitkeringen (ZIMA 001)

Sinds 1 juli 2019 deelt u deze inlichtingen slechts elektronisch mee. Als dit niet mogelijk is, vul het papieren formulier in dat hieronder beschikbaar is:

• Inlichtingenblad uitkeringen in te vullen door de werkgevers
• Richtlijnen om het inlichtingenblad in te vullen.

Sinds  30 december 2016 zijn de berekeningswijze van de uitkeringen en het inlichtingenblad uitkeringen gewijzigd.

Voor de risico’s die aanvatten vanaf 30 december 2016 worden de volgende elementen niet meer opgenomen in de berekeningsbasis van de uitkeringen in het kader van de uitkerings- en moederschapsverzekering voor werknemers:

• de premies en soortgelijke voordelen die niet aan de prestaties zijn gekoppeld (zoals een eindejaarspremie, voordelen uit werknemersparticipaties of anciënniteitspremies);
• het loon voor overuren dat minder dan 10% van het totale loon gedurende een bepaalde referteperiode bedraagt.

Voor de risico’s die aanvatten vanaf 30 december 2016 worden de uitkeringen bovendien berekend op het gemiddeld dagloon waarop de werknemer recht had op de laatste dag van het tweede kwartaal dat voorafgaat aan dat waarin het risico zich voordoet, voor zover de tewerkstelling stabiel is gebleven tot op de dag van het risico. 

Sinds 1 maart 2017 bevat het inlichtingenblad uitkeringen een nieuwe rubriek 9/1 om de contactgegevens mee te delen van het departement belast met het gezondheidstoezicht van, naargelang het geval, de interne of externe dienst voor preventie en bescherming op het werk.

Sinds 1 januari 2019 wordt een nieuw risico op het inlichtingenblad voorzien: het pleegouderverlof.

Verklaring betreffende de voorwaarden van verzekering (ZIMA 001/mini DMFA)

Sinds 1 juli 2019 deelt u deze inlichtingen slechts elektronisch mee. Als dit niet mogelijk is, vul het ‘papieren’ formulier in dat hieronder beschikbaar is.

Als werkgever moet u deze verklaring invullen in uitzonderlijke gevallen.

• Verklaring betreffende de in het kader van de sector uitkeringen van de verplichte verzekering voor geneeskundige verzorging en uitkeringen gestelde voorwaarden van verzekering .

Getuigschrift van arbeidshervatting

Sinds 1 januari 2020 is het getuigschrift van werkhervatting enkel elektronisch.

Dit is enkel nodig bij een hervatting vóór (of op) de einddatum van de periode van:

• arbeidsongeschiktheid ter kennis gebracht door het ziekenfonds of het RIZIV;
• moederschapsbescherming, omgezet moederschapsverlof, adoptieverlof of pleegouderverlof die is meegedeeld door het ziekenfonds.

In deze 2 gevallen: de werknemer deelt onmiddellijk schriftelijk aan zijn ziekenfonds, binnen acht dagen, de datum mee waarop hij het werk heeft hervat na een ziekte, een ongeval, een moederschapsrust, een werkverwijdering als maatregel van moederschapsbescherming, een adoptieverlof of een pleegouderverlof.

Bevestig als werkgever deze datum van werkhervatting aan het ziekenfonds!

Doe dit enkel elektronisch:

• hetzij deelt u spontaan de datum van werkhervatting aan het ziekenfonds mee, uiterlijk de eerste werkdag van de tweede kalendermaand die volgt op de kalendermaand waarin het werk is hervat;
• hetzij antwoordt u op een aanvraag die u ontvangt in uw e-box of via de overdracht van gestructureerde berichten om deze datum van werkhervatting mee te delen. Alvorens aan u deze aanvraag te versturen, verifieert het ziekenfonds of u nog niet spontaan deze datum van werkhervatting heeft verzonden.

Verklaring in geval van een toegelaten activiteit als loontrekkende (ZIMA 002)

Vanaf 1 juli 2020 deelt u deze informatie slechts elektronisch mee.

Als een werknemer tijdens een periode van ziekte aangepast werk als werknemer uitvoert, dan betaalt zijn ziekenfonds hem vanaf 1 april 2018 een uitkering die wordt berekend volgens de tewerkstellingsbreuk van  het aangepaste werk.  Als werkgever verricht u hiervoor een maandelijkse aangifte.

In dit kader houdt u, indien nodig, rekening met de nieuwe bepalingen over (de neutralisatie van) het gewaarborgd loon die sinds 28 november 2022 van toepassing zijn bij een onderbreking van het aangepaste werk wegens een ziekte, andere dan een beroepsziekte, die is opgetreden tijdens deze periode van uitvoering van de toegelaten activiteit, of wegens een ongeval dat geen arbeidsongeval of een ongeval op de weg naar of van het werk is, dat is opgetreden tijdens dezelfde periode. Voor meer informatie over de neutralisatie van het gewaarborgd loon tijdens de toegelaten activiteit, kunt u terecht bij de Federale overheidsdienst werkgelegenheid, arbeid en sociaal overleg.

Voor de referteperiodes vanaf 1 juli 2018 zijn deze verklaring en de toepasselijke instructies aangepast:

• u deelt niet meer op algemene wijze de inkomsten van het aangepaste werk mee
• u deelt afzonderlijk het aantal uren mee dat betrekking heeft op een arbeidsongeval of beroepsziekte (zoals in de kwartaalaangifte aan de Rijksdienst voor Sociale Zekerheid)
• in de instructies:
  • u kan  in de instructies de lijst van de prestatiecodes (van de kwartaalaangifte aan de Rijksdienst voor Sociale Zekerheid) terugvinden die in aanmerking moeten worden genomen om het aantal arbeidsuren en gelijkgestelde uren van het aangepaste werk voor de referteperiode te vermelden;
  • u kan in de instructies lezen dat de factor Q van het aangepaste werk kan overeenstemmen met de factor Q* van de tewerkstelling (vóór de aanpassing van de prestaties), in het bijzonder als de werknemer het werk hervat bij een andere werkgever. De factor Q* vertegenwoordigt het gemiddeld aantal arbeidsuren per week dat de gerechtigde wordt geacht te verrichten, de eventuele schorsingen in de uitvoering van de overeenkomst buiten beschouwing gelaten.

Als een elektronische aangifte niet mogelijk is, vul dan het volgende papieren formulier in:

• Formulier voor verklaring in geval van een toegelaten activiteit als loontrekkende.
• Richtlijnen om de verklaring in geval van een toegelaten activiteit als loontrekkende in te vullen. 

VERKLARING TOEGELATEN WERK IN EEN ONDERNEMING VOOR AANGEPAST WERK DIE ONDER PARITAIR COMITÉ 327 VALT

Valt uw onderneming onder het paritair comité 327 voor de beschutte werkplaatsen, de sociale werkplaatsen en de "maatwerkbedrijven"?

Als een van uw werknemers een aangepaste activiteit uitoefent tijdens een periode van arbeidsongeschiktheid en buiten het normale arbeidscircuit, verduidelijk dan de begindatum en de einddatum van die activiteit (in plaats van maandelijks zijn prestaties aan te geven).

Geef die inlichtingen elektronisch door met precisering van het statuut “BA” van die werknemer.

Als voor die werknemer een elektronische aangifte niet mogelijk is, gebruik dan het volgende papieren formulier:

• Verklaring toegelaten werk in een onderneming die onder paritair comité 327 valt

Die werknemer kan namelijk zijn uitkeringen zonder vermindering cumuleren met de voordelen toegekend in het kader van een aangepast werk dat hij – buiten het normale arbeidscircuit – uitvoert in een beschutte werkplaats, een sociale werkplaats of een "maatwerkbedrijf" (paritair comité 327). Het formulier houdt rekening met die specificatie voor die werknemers. Gebruik het formulier echter slechts uitzonderlijk, want de elektronische aangifte herneemt die specificatie ook.

Verklaring van uitoefening van een onbezoldigde activiteit tijdens een periode van arbeidsongeschiktheid

Een van uw werknemers oefent tijdens een periode van ziekte een aangepaste activiteit uit, maar deze activiteit is onbezoldigd. Als werkgever omschrijft u de activiteit nauwkeurig aan het ziekenfonds en bevestigt u dat ze onbezoldigd is.

• Verklaring van uitoefening van onbezoldigde activiteiten (vrijwilligerswerk) gedurende een periode van arbeidsongeschiktheid - geen elektronisch formulier.

Getuigschrift voor de toekenning van een moederschapsuitkering aan werkneemsters die van het werk werden verwijderd

Een van uw werkneemsters is zwanger, is bevallen of geeft borstvoeding en werd van het werk verwijderd. Als werkgever verduidelijkt u de maatregel voor moederschapsbescherming die voor haar werd genomen en voegt u een kopie toe van het formulier voor de gezondheidsbeoordeling, ingevuld door de arbeidsarts (behalve als dit formulier, waaruit de noodzaak van een pre- én postnatale werkverwijdering blijkt, al is bezorgd aan het ziekenfonds bij de aanvraag tot vergoeding van de maatregel van prenatale werkverwijdering). Haar ziekenfonds kan haar dan de overeenkomstige moederschapsuitkering betalen.

In dit opzicht eindigt het recht op vergoeding van de zwangere werkneemsters, waarvan de uitvoering van de arbeidsovereenkomst wordt geschorst, ten laatste één week vóór de vermoedelijke bevallingsdatum.

Het model van getuigschrift verduidelijkt dat de werkneemster – alvorens het aan haar ziekenfonds te bezorgen – een attest van haar behandelende arts moet toevoegen, met daarop de vermoedelijke bevallingsdatum en de vermelding of de geboorte van een meerling wordt voorzien. Deze laatste inlichtingen moeten slechts aan het ziekenfonds worden meegedeeld als het gaat om de werkverwijdering van een zwangere werkneemster (vóór de geboorte van het kind).

• Getuigschrift voor de toekenning van een moederschapsuitkering aan de zwangere of bevallen werkneemster of de werkneemster die borstvoeding geeft, voor wie een maatregel van moederschapsbescherming is genomen  (arbeidswet van 16.03.1971) - geen elektronisch formulier.

Getuigschrift voor de toekenning van een moederschapsuitkering aan de onthaalmoeder die van het werk is verwijderd

Voor verwijderingen vanaf 1 januari 2010 vergoedt niet langer het Fonds voor de beroepsziekten de zwangere, bevallen of borstvoeding gevende onthaalmoeder voor wie een maatregel voor moederschapsbescherming werd genomen. Haar ziekenfonds vergoedt haar dan in het kader van de moederschapsverzekering.

Hiervoor werd een nieuw model van getuigschrift uitgewerkt. Het laat de ziekenfondsen toe de onthaalmoeder te vergoeden op basis van het aantal opvangplaatsen waarvoor de onthaalmoeder over een erkenning van de bevoegde Gemeenschap beschikt bij het begin van de maatregel van moederschapsbescherming.

Alvorens het getuigschrift aan haar ziekenfonds te bezorgen, moet de onthaalmoeder het te laten invullen door de erkende onthaaldienst en moet ze er een attest van haar behandelende arts aan toevoegen dat de vermoedelijke bevallingsdatum vermeldt en eventueel aangeeft dat de geboorte van een meerling wordt voorzien.

• Getuigschrift voor de toekenning van een moederschapsuitkering aan de zwangere of bevallen onthaalmoeder of de onthaalmoeder die borstvoeding geeft, voor wie een maatregel van moederschapsbescherming is genomen  - geen elektronisch formulier.

Maandelijkse inkomensaangifte na een maatregel van moederschapsbescherming (gedeeltelijke werkverwijdering) (ZIMA 002)

Sinds 1 juli 2020 deelt u deze informatie slechts elektronisch mee.

Als een werkneemster tijdens een periode van moederschapsbescherming aangepast werk uitvoert, dan betaalt haar ziekenfonds haar een uitkering, berekend volgens een regel van cumulatie van de uitkeringen met het inkomen uit het aangepaste werk. In dit geval geeft u als werkgever het inkomen aan dat werd ontvangen voor de afgelopen maand (brutobedrag, zonder vermindering met de socialezekerheidsbijdragen ten laste van de werkneemster).

Als een elektronische aangifte (nog) niet mogelijk is, vul het papieren formulier in dat hieronder beschikbaar is:

• Maandelijkse inkomstenverklaring in geval van gedeeltelijke werkverwijdering

De instructies vermeld op de achterzijde van dit formulier zijn licht aangepast in 2024 door de opheffing van de regel van de weigering van de uitkeringen tijdens de periode gedekt door vakantiegeld vanaf het vakantiejaar 2024.

Getuigschrift voor een uitkering voor borstvoedingspauzes (ZIMA 003)

Een van uw werkneemsters neemt borstvoedingspauzes, in overeenstemming met het geldende arbeidsreglement. Als werkgever deelt u, op het moment van betaling van het loon (op het eind van de betreffende maand), de informatie mee die het ziekenfonds nodig heeft voor de berekening van de uitkering die wordt toegekend om de loonvermindering te compenseren.

• Attest voor een uitkering voor borstvoedingspauzes

Attesten in het geval een werkneemster een deel van de facultatieve postnatale rust omzet in verlofdagen van postnatale rust

Een werkneemster die de 9 weken verplichte postnatale rust kan verlengen met minstens 2 weken facultatieve postnatale rust, kan vragen om de laatste 2 weken postnatale rust om te zetten in verlofdagen van postnatale rust (arbeidswet van 16.03.1971, art. 39, al. 3).

Ze moet deze verlofdagen opnemen binnen 8 weken na het einde van de ononderbroken periode van postnatale rust, volgens een door haar bepaalde planning.

Deze maatregel geldt voor elke bevalling sinds 1 april 2009.

De werkneemster verwittigt haar ziekenfonds ten laatste 4 weken vóór het einde van de verplichte postnatale rust, door de planning te overhandigen die zij ook aan u als werkgever heeft bezorgd.

Als werkgever vult u 2 formulieren in:

• Wanneer de werkneemster de arbeid hervat (na het einde van de ononderbroken periode van postnatale rust): vul een getuigschrift van arbeidshervatting in waarmee u verklaart dat uw werkneemster het werk heeft hervat binnen de voorwaarden bedoeld in artikel 39, 3e lid, van de wet van 16 maart 1971, op een datum die u opgeeft.

 Getuigschrift van arbeidshervatting door de werkneemster die arbeidsdagen en verlofdagen van postnatale rust afwisselt (arbeidswet van 16.03.1971, art. 39, al. 3)

• Wanneer de werkneemster alle verlofdagen van postnatale rust heeft opgenomen: vul één getuigschrift in waarin u het volgende aangeeft:
  • voor de voltijdse werkneemsters (bij de aanvang van de moederschapsrust): de dagen (data) van de opgenomen verlofdagen van postnatale rust
  • voor de deeltijdse werkneemsters (bij de aanvang van de moederschapsrust): de dagen (data) van de opgenomen verlofdagen en de overeenstemmende uren (aantal).

Getuigschrift in te vullen wanneer de werkneemster alle verlofdagen van postnatale rust heeft opgenomen (omzetting van een gedeelte van de facultatieve nabevallingsrust in verlofdagen van postnatale rust) (arbeidswet van 16.03.1971, art. 39, al. 3)

Bijkomende informatie aanvragen

1. Neem eerst contact op met het ziekenfonds van de werknemer als dit staat vermeld op het formulier dat hij/zij u bezorgde.
2. Neem contact op met onze Dienst voor uitkeringen:
   +32(0)2 739 76 19
   reglemsidu@riziv-inami.fgov.be